Rédiger un email en anglais : les do's and don'ts

Vous êtes à l’aise à l’oral en anglais, mais au moment venu d’écrire un email, vous ne savez plus vraiment comment formuler vos phrases ? L’Anglais écrit est parfois bien différent de l’anglais parlé, et pour bien rédiger son courriel, il y a quelques points importants à retenir. Pas de panique, nous vous expliquons tout ce qu’il y a à savoir pour rédiger un mail parfait en anglais.

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Les règles d’usage en anglais

La politesse, surtout dans un contexte formel et à l’écrit, ne doit pas être sous-estimée. Rappelez-vous, tout au long de votre rédaction, d’inclure des « Please » dans vos phrases. À l’oral comme à l’écrit, les anglophones (surtout Britanniques) ont pour habitude d’utiliser un langage respectueux. C’est pourquoi, dans des situations quotidiennes, vous pourrez être surpris d’entendre « Could you please hand me a pen » au lieu d’un simple « Pass me a pen please ». C’est tout à fait normal dans le langage courant, et très important à prendre en compte lors d’un message rédigé.

De la même manière, évitez les abréviations telles que :

• ASAP = as soon as possible (aussitôt que possible)
• BTW = by the way (au passage)
• CUZ = because (parce que)
• FYI = for your information (pour ton/votre information)

Cela convient à un mail entre collègues qui se connaissent bien, mais pour un mail professionnel, préférez les versions en toutes lettres de ces mots.

Gardez tout cela en tête lorsque vous vous adressez à un supérieur hiérarchique ou un recruteur par exemple.

Maintenant, entrons dans le vif du sujet : comment écrire un email correct en anglais ?

 

Début du mail : salutation et présentation

Pour commencer votre e-mail, vous devez l’adresser à votre destinataire. Si vous connaissez la personne à qui vous vous adressez, utilisez l’expression classique « Dear Mr / Miss / Mrs + nom de famille » (cher Monsieur, chère Mademoiselle, chère Madame). Si, en revanche, vous ne connaissez pas le nom de la personne à qui vous écrivez, nous vous recommandons de commencer votre lettre formelle par « Dear Sir or Madam » (cher Monsieur ou Madame).

Ensuite, il est de coutume de saluer votre interlocuteur. Pour cela, utilisez une formule de politesse comme « I hope this message finds you well » (j’espère que vous allez bien). Dans un contexte moins formel, si vous vous adressez à vos collègues par exemple, « How are you » (comment vas-tu/allez-vous) ou « How have you been »(comment vas-tu/allez-vous ces derniers temps) suffiront. De manière générale, l’expression synthétique « Greetings » (salutations) est suffisante tout en restant formelle.

Si c’est votre premier contact avec votre destinataire, prenez la peine de vous présenter. Pour cela, un simple « I am nom + prénom from nom de l’entreprise » fera l’affaire. Si vous avez obtenu le contact de cette personne de la part de quelqu’un d’autre, n’’hésitez pas à lui faire savoir en disant « I was referred to you by nom de la personne » (cette personne m’a conseillé de vous contacter).

 

Le corps du message

Entrons dans le vif du sujet. Il est temps d’expliquer la raison de votre email. En une phrase, votre lecteur doit pouvoir comprendre votre requête. Pour poser le contexte, vous pouvez écrire :

• I am writing regarding… ou I am writing in  connection with… (je vous écris concernant…)
• I am contacting you to let you know that… (je vous contacte pour vous informer que…)
• I am sending you this message because… (je vous envoie ce message car…)

Une fois ce contexte posé, vous pouvez rédiger le corps de votre mail. Pour cela, n’oubliez pas de donner toutes les informations nécessaires : dates, heures, lieux, objectifs, personnes concernées, contacts…

Si une pièce jointe est mentionnée, informez-en le lecteur en écrivant « Please find attached » (veuillez trouver ci-joint) ? N’oubliez pas d’attacher votre pièce jointe 😉

 

Remerciement et signature

Une fois votre demande exposée, permettez-vous d’exprimer vos attentes concernant la réponse de cette personne. Selon la situation, plusieurs formulations sont possibles :

• If you need any further information, feel free to contact me (si vous avez besoin de plus amples informations, n’hésitez pas à me contacter). Vous pouvez d’ailleurs y ajouter votre numéro de téléphone
• I look forward to hearing from you soon (j’espère avoir de vos nouvelles rapidement), Thank you in advance (vous remerciant par avance) ou Thank you for your quick answer/availability (merci pour votre réponse rapide/disponibilité). Cela sous-entend que vous attendez un retour rapide tout en restant poli.
• Si ces phrases ne vous conviennent pas, concluez tout de même par Thank you for your consideration (merci pour votre attention) ou Thank you so much (merci beaucoup).

Avant de signer, ajoutez une expression finale : Best regards (cordialement/mes salutations distinguées) ou Kind regards (bien à vous).

Pour finir, signez le mail de votre nom et prénom. Si c’est un mail professionnel, mentionnez aussi votre poste :

• Sales department (service commercial)
• Accountant (comptable)
• Marketing manager (directeur marketing)
• Estate agent (agent immobilier)
• Publisher (éditeur)
• Translator (traducteur)…

 

Do’s & don’ts

Comme expliqué plus tôt, vous devez veiller à toujours être poli à l’écrit. Pour transformer vos phrases simples et orales en phrases mieux formulées à l’écrit, utilisez les expressions anglaises de cette liste :

• ✖️ Sorry (désolé.e) ✔️ I apologize (je te/vous présente mes excuses) ou My apologies (mes excuses)
• ✖️ Thanks (merci) ✔️ Thanks a lot (merci beaucoup)
• ✖️ Hi (salut) ✔️  Good morning (bonjour) ou Greetings (salutations)
• ✖️ Can you … ?  (peux-tu/pouvez-vous … ?) ✔️  Could you please (Pourrais-tu/pourriez-vous … ?)
• ✖️  Bye (salut) ✔️   Best regards (cordialement) ou Kind regards (bien à vous)

Et vous, comment rédigez-vous vos emails en anglais ?